Reuniones interminables, correos innecesarios y tareas improductivas… La complejidad está paralizando nuestras organizaciones impidiendo poner el foco en la productividad y la innovación.

Muchas veces los líderes no asumen la simplificación porque no saben qué hacer, y no porque no quieran hacerlo. A pesar de todo lo que se ha escrito sobre la simplificación, los líderes no cuentan con un libro de guía coherente que les permita inculcar la simplicidad en la forma de trabajar de sus subordinados. Esto es cierto para los líderes en todos los niveles jerárquicos de las organizaciones, y no solo en el nivel ejecutivo.

En Por qué lo simple gana, Lisa Bodell recoge estrategias acompañadas de herramientas para integrar la simplicidad a la manera de ser de cualquier organización ya sea que esté compuesta por 100 000 empleados o solo por unos cuantos. Estas estrategias son producto de su trabajo con cientos de compañías y de sus entrevistas con ejecutivos y gerentes de todos los niveles. Cada una de ellas refleja sus conocimientos de primera mano sobre lo que funciona y lo que no funciona. No todas las estrategias serán apropiadas para todas las organizaciones o todos los individuos. Sin embargo, tomadas en conjunto, brindan a los líderes el conocimiento para avanzar en la simplificación con paso firme.

A continuación, encontrarás un resumen de las doce estrategias que Bodell recoge en el libro:


Estrategia 1. Establecer una visión

Es fácil proclamar que queremos simplificar el trabajo, pero para obtener el apoyo sostenido de las personas con las que trabajamos (para hacer de la simplicidad una forma de ser) es necesario ofrecer una imagen de lo que implica la simplificación y lo que se logrará con ella. Si usted se toma el tiempo de elaborar su visión de la simplificación, evitará generar posibles confusiones y les dará a sus compañeros una noción clara de lo que pueden hacer para satisfacer sus expectativas. Si explica cuál es el interés de asumir el camino de la simplicidad, es decir, si plantea una visión, esa visión puede motivar a sus subordinados a tomar mejores decisiones. Un planteamiento sencillo le hará ganar adeptos, al poner en claro su deseo de que el equipo haga un trabajo valioso y lleno de sentido.

Para aumentar el entusiasmo en torno a la simplificación, involucre a los otros en la formulación de los detalles de su visión. Hay mayores posibilidades de que una visión tenga acogida si todo el mundo puede participar. Comience por hacer un sondeo entre los miembros del equipo, ya sea de manera formal o informal, para que hagan su aporte. Pregúnteles cómo creen ellos que la simplificación puede beneficiar a todos en su propósito común. Luego incorpore sus contribuciones y dé crédito a cada uno delante de sus compañeros.

Estrategia 2. Hacer de la simplicidad una parte integrante de su estrategia a largo plazo

Una vez haya definido su visión sobre la simplificación, necesitará una estrategia para alcanzar esa meta. Muchas compañías tienen dificultades con la planificación estratégica, pues se concentran en estándares trimestrales más que en objetivos a largo plazo.

Lo esencial aquí es no perder de vista que la simplicidad es una parte vital del proceso. La planificación de largo plazo debe tomar en cuenta lo que se va a eliminar del trabajo, a fin de concentrarse mejor, en lugar de solo pensar en lo que se quiere añadir.

Cuando las compañías consideran diversas maneras de crecer, casi siempre hacen énfasis en lo que van a añadir en su menú de oferta de productos y servicios: nuevos adornos, nuevos servicios de categoría superior, una trampa más llamativa. En ocasiones se trata de una estrategia razonable, pero con demasiada frecuencia las complicaciones que surgen al añadir productos o funcionalidades pueden deteriorar las ventajas contempladas. Al dar un paso estratégico, conviene pensar si no sería mejor eliminar o vender una porción de su portafolio, en aras de la simplicidad.


Estrategia 3. Racionalizar las capas gerenciales

Con la acumulación de múltiples niveles de gerencia, se vuelve muy demorado el proceso que
hace que una buena idea llegue hasta arriba, y también se necesitan muchas aprobaciones para obtener el efecto deseado. Las personas que ocupan cargos de autoridad están alejadas de la realidad de base.

No es que todas las organizaciones deban simplificar al extremo su estructura gerencial (si a un solo gerente le reportan demasiadas personas, no tendrá el tiempo suficiente para dedicarles su atención), pero niveles adicionales de gerencia cuestan dinero, toman tiempo y demoran las decisiones.

Eliminar capas es ahora moneda corriente entre quienes quieren suprimir redundancias. No es necesario traer asesores externos para identificar aquello que usted ya entiende. Racionalice su propia gerencia.


Estrategia 4. Simplificar la toma de decisiones

En muchas compañías el hecho de no aclarar quién debe tomar determinadas decisiones lentifica los procesos. Si las firmas dedican menos tiempo al manejo de la matriz, tendrán más tiempo para trabajar en lo que importa.

Tómese el tiempo para revisar el proceso de toma de decisiones de su organización. Asuma el reto, junto con sus colegas, de reducir o eliminar el número de personas requeridas para aprobar o revisar decisiones particulares.


Estrategia 5. Establecer mediciones claras

Antes de embarcarnos en cualquier tipo de simplificación, es necesario que tengamos una idea de cómo se va a medir el resultado. Nada es más nocivo para una iniciativa prometedora que la ausencia de pruebas de que el esfuerzo funcionó. Sin pruebas, no faltará quien trate de atribuir las mejoras a factores que no tienen nada que ver o de culpar a la iniciativa de fallos no relacionados con ella.

¿Cuál es la mejor manera de hacerle seguimiento al progreso de la simplificación? Las mediciones pueden ser suaves y cualitativas o duras y cuantificables. No solo deben medir el progreso en relación con la eliminación de la complejidad, sino que, además, deben promover cambios positivos en el comportamiento. Sobre todo, deben dejar en claro si la simplificación está contribuyendo a resultados positivos en el negocio.


Estrategia 6. Crear un código de conducta para la simplificación

La simplificación funciona, en parte, porque establece principios rectores en lugar de proponer reglas prescriptivas. Nos lleva a definir los límites externos de la conducta, en lugar de dictar la manera exacta como los subordinados deben manejar cada situación. La simplicidad invita a los individuos a asumir una mayor responsabilidad frente a sus opciones y a que pongan en práctica su ingenio para resolver problemas. Por supuesto, el reto consiste en asegurarse de que los individuos no usen esa nueva autoridad para crear más complejidad.

Para contrarrestar ese impulso, mi equipo creó el código de conducta para la simplificación, un empeño que toda organización debería acoger. Nuestra inspiración fue Google, pues esta compañía, en un esfuerzo por aumentar la productividad, publicó un manifiesto que formula «nueve reglas para los correos electrónicos». Nuestro código de conducta es más general, y establece un estándar que invita a cada individuo a no desperdiciar el tiempo de nadie ni crear trabajo innecesario.


Estrategia 7. Crear un equipo de simplificación

¿Quién debe liderar el esfuerzo de simplificación? Desde luego, se necesita apoyo inmediato en los niveles superiores de la escala jerárquica, pero para que la simplificación se convierta en un hábito se necesita mucho más: un equipo adecuado que lidere. No se trata de conformar un cuerpo de policía de la simplicidad; el objetivo no es conformar una guardia de honor compuesta por gerentes de nivel intermedio que vigile a todo el mundo y le dé palmadas en las manos por generar complicación. Lo que se busca es encontrar maneras de facilitar la simplificación, de tal manera que el personal de base y los gerentes se adueñen de lo que está ocurriendo en la compañía.

Las compañías deben pensar detenidamente, antes de decidir a quién van a empoderar para facilitar la simplificación en toda la empresa. Las empresas pequeñas pueden cambiar las culturas sin necesidad de crear nuevos grupos especiales de trabajo o departamentos, pero tal vez eso no sea posible para las compañías grandes.

A la hora de seleccionar a los miembros del equipo de simplificación, es importante pensar en personas capaces de liderar el proceso con energía.


Estrategia 8. Enfocarse

Una vez que se haya identificado el potencial de la simplicidad, será difícil no querer propagar la buena nueva y emprender otra iniciativa de simplificación. Sin embargo, no es conveniente precipitarse. A la gente le cuesta concentrarse durante largos períodos de tiempo. Tratar de llevar la simplificación a todas partes puede resultar contraproducente, y es posible que termine no llevándola a ninguna parte. La simplificación se puede convertir en simple ruido de fondo. Los empleados asentirán con la cabeza cuando alguien resalte las virtudes de esta, pero seguirán actuando como siempre una vez se termine la conversación.

Para sostener el impulso de la simplificación, es necesario establecer prioridades y crear una cadena de éxitos sustanciales. En primer lugar, determine cuáles sistemas y procesos son los que más requieren simplificación. Luego, seleccione un grupo de proyectos claves que merezcan la atención del equipo de simplificación de un trimestre al otro.


Estrategia 9. Aumentar el compromiso de los empleados

Para mantener a los empleados entusiasmados con la simplificación, establezca un lazo entre sus logros en esta materia y su compensación.

Sin embargo, las recompensas y el reconocimiento constituyen tan solo un lado de la ecuación del compromiso. Si usted tiene un cargo de liderazgo, otra manera de mantener el compromiso de los empleados en torno a la simplificación (y de mantener su propio nivel de responsabilidad) consiste en preguntar a los empleados cómo van las cosas. Pida retroalimentación para hacerse una idea del progreso que, según la percepción de los colaboradores, están haciendo usted y su equipo para simplificar el trabajo.

Su meta es lograr que todos los miembros del personal asuman el talante de la simplificación. Todo debe estar en sintonía: los mensajes que provienen de la alta dirección, los incentivos que se obtienen en el trabajo y los ejemplos que se dan a los equipos que se tienen a cargo. El reto consiste en hacer de la simplificación un esfuerzo sostenido, y no una actividad de una sola vez. Convertirla en parte de las rutinas diarias, mensuales y anuales es una prioridad para sus colaboradores.


Estrategia 10. Comunicarse con claridad

En cualquier organización y para cualquier propósito, es importante que sus mensajes sean claros y concisos. Sea un modelo de esta política para sus colegas y tome las medidas necesarias para que las comunicaciones sean más simples en toda la empresa.


Estrategia 11. Entrenar a la siguiente generación de simplificadores

Otro paso en la multiplicación del talante de la simplicidad consiste en entrenar a otros para que divulguen la buena nueva. Los departamentos de Recursos Humanos de todas las compañías deberían enseñarles a los empleados una serie de herramientas y comportamientos diseñados para ahorrar tiempo y reducir la cantidad de correos electrónicos y reuniones. Comience por presentarles a los empleados herramientas y entrene a sus empleados para que aprendan a implementar las iniciativas relacionadas con la simplicidad. Enséñeles técnicas que permitan, tanto a los individuos como a los departamentos, simplificar más rápidamente.


Estrategia 12. Liderar con el ejemplo

Si usted tiene un cargo de liderazgo, no podrá evitar ser el centro de todas las miradas, los empleados seguirán su ejemplo. Por eso, además de poner en práctica las anteriores estrategias, usted deberá incorporar la simplicidad en la manera como vive y trabaja. Siendo usted el mayor abanderado de la simplificación, deberá practicar lo que predica. Haga visibles, para las demás personas, sus éxitos relacionados con la simplificación. Hágales sentir la misma responsabilidad que usted siente respecto a no complicar el trabajo. Contágieles su emoción frente a la posibilidad de eliminar cosas sin sentido o inútiles. A continuación, se resaltan algunas tácticas que le ayudarán a simplificar su propio trabajo.


SOBRE EL LIBRO

La realidad es clara: la complejidad está paralizando nuestras organizaciones. En Por qué lo simple gana, Lisa Bodell ofrece soluciones prácticas para transformar la manera en la que trabajamos. A través de herramientas prácticas, casos reales y una metodología fácil de aplicar, aprenderás a convertir la simplicidad en un hábito organizacional. Porque quien simplifica, gana.